Qui est soumis à la Loi 25 au Québec ? Liste complète des organisations concernées

« Est-ce que la Loi 25 s'applique à mon organisation ? » C'est la première question que posent la plupart des dirigeants québécois. La réponse courte : oui, dans la grande majorité des cas. Voici qui est concerné, avec des exemples concrets pour chaque type d'organisation.

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Le principe général

La Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q. 2021, c. 25) s'applique à toute personne qui, dans le cadre d'une activité commerciale ou à but non lucratif, collecte, détient, utilise ou communique des renseignements personnels sur autrui.

Un renseignement personnel est toute information qui permet d'identifier une personne physique, directement ou indirectement : nom, courriel, numéro de téléphone, adresse IP, photo, données de navigation.

En pratique, dès qu'un site web comporte un formulaire de contact ou des outils d'analyse, l'organisation est soumise à la Loi 25.

Les organisations concernées

Les entreprises privées (PME, TPE, grandes entreprises)

Toute entreprise qui opère au Québec et collecte des données personnelles est concernée, quelle que soit sa taille.

Exemples : cabinet comptable, clinique dentaire, agence immobilière, restaurant, boutique en ligne, agence web, studio de design.

Les travailleurs autonomes et professions libérales

Un travailleur autonome avec un formulaire de contact est soumis à la Loi 25. Les professions réglementées sont doublement encadrées : par leur ordre professionnel et par la Loi 25.

Exemples : consultant, coach, thérapeute, photographe commercial, développeur web freelance, graphiste, traducteur.

Les organismes à but non lucratif (OBNL)

La Loi 25 mentionne explicitement les activités à but non lucratif. Le statut d'OBNL ne constitue pas une exemption.

Exemples : fondation caritative, association sportive, regroupement professionnel, OBNL culturel, organisme communautaire.

Les institutions publiques et parapubliques

Les municipalités, commissions scolaires, bibliothèques et organismes paramunicipaux sont soumis à une version adaptée de la loi, avec des obligations pratiques très similaires.

Les commerçants en ligne, y compris hors Québec

Une boutique en ligne basée en Ontario ou en France qui vend à des résidents québécois est soumise à la Loi 25 pour les données de ces clients. La loi s'applique en fonction de la résidence des personnes, pas de l'emplacement de l'organisation.

Les cas limites fréquemment mal compris

Les organismes religieux

Le caractère religieux de l'organisation n'est pas une exemption. Les listes de paroissiens, inscriptions aux activités et dons sont tous des données personnelles soumises à la loi.

Les syndicats et associations professionnelles

Les syndicats qui gèrent des données de membres (coordonnées, cotisations, communications) sont concernés par la Loi 25.

Les copropriétés et condominiums

Un syndicat de copropriété qui gère les coordonnées de ses propriétaires et utilise un portail en ligne est soumis à la Loi 25.

Les clubs et associations de loisirs

Un club qui gère des inscriptions en ligne et une liste de membres par courriel est soumis à la Loi 25. La taille ou le caractère informel ne constitue pas une exemption.

Les rares exemptions

• Usage strictement personnel ou domestique : un carnet d'adresses personnel, des photos personnelles.
• Journalistes dans l'exercice de leur fonction : collecte d'informations d'intérêt public.
• Certaines activités politiques définies : partis politiques dans certaines activités précises.

En pratique : comment savoir si vous êtes concerné

Posez-vous deux questions : (1) Votre organisation collecte-t-elle des noms, courriels ou autres données d'identification sur des personnes physiques ? (2) Ces activités sont-elles commerciales ou à but non lucratif ?

Si oui aux deux, la Loi 25 s'applique. La prochaine étape est de vérifier si votre site web et vos pratiques sont conformes. Un pré-audit gratuit vous donne un premier portrait clair en quelques minutes, sans engagement.