Agences web et marketing : votre responsabilité face à la Loi 25 de vos clients

L'angle mort des agences québécoises

La plupart des discussions sur la Loi 25 ciblent les entreprises qui collectent des données personnelles — les « responsables du traitement ». Mais la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (L.Q. 2021, c. 25) a également des implications directes pour ceux qui travaillent pour ces entreprises : les agences web, les agences marketing, les freelances en développement et les consultants numériques.

Si votre agence gère le site web d'un client, configure son Google Analytics, installe son Meta Pixel, administre ses formulaires de contact ou accède à ses données de CRM, vous êtes un sous-traitant au sens de la Loi 25. Et ce statut comporte des obligations légales précises — ainsi que des risques que la grande majorité des agences québécoises n'a pas encore pleinement intégrés.

Le cadre légal : sous-traitant selon la Loi 25

La Loi 25 distingue le « responsable du traitement » (votre client) du « sous-traitant » (vous, l'agence). Lorsqu'une organisation communique des renseignements personnels à un tiers pour qu'il effectue un service en son nom, ce tiers est un sous-traitant soumis à des obligations contractuelles et légales.

Concrètement, dès que votre agence :

• accède au backend d'un site web qui contient des données d'utilisateurs,
• installe ou configure des outils qui collectent des données (Analytics, Pixel, CRM),
• administre une liste d'infolettre ou un CRM pour le compte d'un client,
• développe des formulaires qui collectent des renseignements personnels,

vous manipulez des renseignements personnels pour le compte de votre client. Vous êtes un sous-traitant au sens de la loi.

Les 4 obligations principales pour les agences sous-traitantes

1. Un contrat de service conforme à la Loi 25

La Loi 25 exige que toute communication de renseignements personnels à un sous-traitant soit encadrée par un contrat écrit. Ce contrat doit préciser :

• Les finalités pour lesquelles les données sont communiquées (développement, maintenance, analyse, etc.).
• Les mesures de sécurité que l'agence s'engage à respecter.
• L'interdiction d'utiliser les données à d'autres fins que celles prévues.
• Les conditions de retour ou de destruction des données en fin de contrat.
• Les modalités en cas d'incident de confidentialité.

Si vos contrats de service actuels ne contiennent pas ces clauses, ils ne sont pas conformes à la Loi 25 — et votre client est en faute de ne pas les avoir exigées, mais vous l'êtes aussi de ne pas les avoir proposées.

2. Des mesures de sécurité documentées

La CAI peut demander à une organisation de démontrer que ses sous-traitants appliquent des mesures de sécurité adéquates. En tant qu'agence, vous devez être en mesure de documenter : votre gestion des accès (qui a accès à quoi), vos politiques de mots de passe, votre utilisation d'environnements de développement séparés des environnements de production, et votre procédure en cas d'incident.

3. La transparence envers les clients sur les outils utilisés

Lorsque vous intégrez un outil tiers pour un client (Google Analytics, HubSpot, Mailchimp, etc.), ce client doit être informé du transfert de ses données vers ces tiers, y compris si ces tiers sont localisés à l'étranger. Les agences qui installent des dizaines d'outils sans informer leurs clients de leurs implications juridiques exposent ces derniers — et elles-mêmes — à un risque de non-conformité.

4. La recommandation proactive de conformité

Même si votre contrat ne le précise pas explicitement, les agences qui se positionnent comme expertes du web ont une responsabilité de conseil. Recommander à un client d'installer une bannière de cookies non conforme — ou ne pas le prévenir que son site est non conforme — peut être considéré comme un manquement à votre obligation de conseil.

Les risques concrets pour votre agence

Les scénarios à risque les plus fréquents dans le milieu des agences québécoises :

• Un client est inspecté par la CAI et la CAI demande à voir ses contrats avec ses sous-traitants. Votre agence est mentionnée. Vous devez démontrer que vous avez des pratiques conformes.
• Un incident de confidentialité survient sur un site que vous gérez — par exemple, une fuite de données via un plugin mal sécurisé. La responsabilité est partagée entre votre client (responsable du traitement) et vous (sous-traitant ayant accès aux systèmes).
• Un client vous tient responsable de sa non-conformité Loi 25 si vous avez installé des outils sans l'informer de leurs implications. Sans clause contractuelle claire, la dispute peut devenir coûteuse.

Ce que les agences proactives font différemment

Les agences web et marketing qui ont pris la Loi 25 au sérieux ont développé des pratiques qui les distinguent — et qui deviennent un argument de vente concret :

1. Elles ont mis à jour leurs contrats types pour inclure les clauses Loi 25 requises.
2. Elles proposent systématiquement un audit de conformité à leurs nouveaux clients lors du onboarding.
3. Elles documentent les outils installés et leurs implications en termes de données personnelles.
4. Elles ont désigné un responsable interne de la protection des renseignements personnels.
5. Elles forment leurs équipes aux bonnes pratiques : configurations de consentement, alternatives sans cookies, documentation des accès.

Dans un marché où les clients PME commencent à poser des questions sur la Loi 25, les agences qui ont une réponse claire et un processus en place se différencient avantageusement.

Par où commencer si vous êtes une agence ?

La première étape concrète est d'auditer vos pratiques actuelles : quels clients sont concernés, quels outils avez-vous installés, quels contrats n'ont pas de clauses Loi 25. Un audit de conformité de votre propre agence — ainsi qu'une revue de vos contrats clients types — est la base incontournable. Pour vos clients, proposer un pré-audit gratuit est un excellent point de départ pour ouvrir la conversation sur la conformité sans les effrayer.